Für viele Beteiligte kommt ein Pflegefall unerwartet. Auch wenn alle Anzeichen vorhanden sind, werden diese meist ingnoriert. Diese Vogel-Strauß-Politik ist zwar falsch, aber menschlich verständlich. Spätestens wenn es um die Beantragung einer Pflegestufe geht, ist es nützlich, bestimmte Vorbereitungen zu treffen. Der Gutachter und der Pflegebedürftige bilden eine Art „dynamisches Duo“. Der Gutachter ist verpflichtet sehr genau zu prüfen, ob und in welchem Umfang eine Pflegebedürftigkeit vorliegt. Es geht hier schließlich um die Beiträge aller Versicherten. Der pflegebedürftige Mensch hingegen wird sich oft bemühen nicht gar so hinfällig zu erscheinen. Er wird also in der aktuellen Prüfungssituation mehr leisten, als er auf Dauer leisten kann. Eine wirklich gerechte Beurteilung über die bestehende Pflegebedürftigkeit ist somit nicht möglich. Die Angehörigen können aber einen wesentlichen Beitrag leisten, um eine der Realität entsprechende Beurteilung zu erreichen.
Das Führen eines Pflegetagebuches ist dabei Pflicht. Über einen längeren Zeitraum werden darin die gesundheiltlichen Daten geführt. Wichtig ist, dass alle für die Beurteilung einer Pflegebedürftigkeit wichtigen Daten in diesem Buch auch erfasst werden. Es gibt verschieden Vordrucke für solche Pflegetagebücher.